Meddig húzhatjuk a Messenger-üzenetek olvasását és illik-e bárkire ráírni Instagramon? Szakértő válaszol
A kommunikációnk jelentős része online zajlik, e-mailt írunk a kollégáinknak, Messengeren keressünk a barátainkat - nem árt, ha tisztában vagyunk az íratlan szabályokkal is. Mikor válaszoljunk? Hogyan válaszoljunk? Bárkit megkereshetünk Instagramon? Ráérünk az e-mailek megválaszolásával? Meddig húzhatjuk a Messenger-üzenetek olvasását? Ezekre a kérdésekre kerestük a választ szakértő segítségével.
Az online kommunikáció mára a mindennapjaink szerves részévé vált, legyen szó e-mailekről, csevegőalkalmazásokról vagy közösségi média üzenetekről. Ahogy egyre több időt töltünk ezeken a felületeken, úgy válik egyre fontosabbá az is, hogy tisztában legyünk az etikettel, amely segít elkerülni a félreértéseket és a feszültségeket. Cikkünkben dr. Veszelszki Ágnes protokollkommunikációs szakértő tanácsaival járjuk körbe, hogy mit illik és mit nem az online kommunikáció során, és hogyan alkalmazkodhatunk a különböző platformok sajátosságaihoz.
E-mail: tökéletes időzítés és stílus
Az e-mail továbbra is az egyik legelterjedtebb formája a hivatalos és üzleti kommunikációnak. Azonban sokan nem ismerik vagy nem tartják be azokat a szabályokat, amelyek segítségével hatékonyabbá és udvariasabbá tehetik ezt a kommunikációs formát. „A hivatalos kommunikációban az egy munkanapot (24 órát) szokták javasolni a válaszadásra, vagy legfeljebb 72 órát, azaz három napot” – hangsúlyozza Veszelszki Ágnes.
Az azonnali válaszadás nem mindig szükséges, sőt, bizonyos helyzetekben inkább előnyös lehet, ha időt hagyunk a válasz átgondolására. Ha viszont tudjuk, hogy az adott ügy hosszabb ügyintézést igényel, érdemes röviden visszajelezni a feladónak, hogy foglalkozunk a kérdéssel, így elkerülhetjük a felesleges aggodalmakat. Az e-mailek tartalmának megfogalmazása szintén kulcsfontosságú. „Próbáljuk meg minél rövidebben, tömörebben, de érthetően megfogalmazni az elektronikus leveleinket” – tanácsolja a szakértő.
Ez nem csak a hatékonyságot növeli, hanem biztosítja, hogy a címzett ne érezze úgy, hogy feleslegesen pazaroltuk az idejét. Ezen kívül fontos, hogy az e-mailben legyen tárgymegjelölés, megszólítás, köszönés és aláírás, különösen hivatalos kommunikáció esetén.
Messenger: a közvetlen kommunikáció veszélyei
A Messenger és más csevegőalkalmazások gyorsaságukkal és közvetlenségükkel arra késztetnek, hogy azonnal válaszoljunk az üzenetekre. Mégis, a túlzott gyorsaság itt is gondot okozhat, különösen, ha érzelmekkel teli üzenetekről van szó. „Indulatosan, idegesen ne válaszoljunk, mert megbánthatjuk a címzettet, és mi magunk is megbánhatjuk a leírtakat” – figyelmeztet a szakértő.
Egy másik gyakori kérdés, hogy csoportos beszélgetések során szükséges-e minden egyes üzenetre válaszolni, vagy sem? A szakértő szerint nem kell minden üzenetre reagálni, különösen akkor nem, ha az nem minket érint. Ehelyett inkább arra érdemes figyelni, hogy a csoportos üzenetküldés során valóban mindenkit érintő információkat osszunk meg, elkerülve ezzel a felesleges üzenetek árját.
Instagram: az üzleti és privát szféra határán
Az Instagramot sokan elsődlegesen a képek és videók megosztására használjuk, de egyre többen élünk az üzenetküldési funkcióval is. Éppen ezért felmerül a kérdés, hogy illendő-e hivatalos ügyben ezen a platformon keresztül kapcsolatba lépni. Veszelszki Ágnes szerint, ha az adott személy Instagramon üzleti profillal van jelen, akkor igen.
A magánprofilra legfeljebb olyan üzenetet érdemes küldeni, amelyben a hivatalos elérési forma iránt érdeklődünk.
Az Instagram üzenetküldés szempontjából leginkább a Messengerhez hasonlít, így itt is fontos, hogy figyeljünk a megfelelő tónusra és időzítésre. Míg az emojik használata magánüzenetekben megszokott, hivatalos közegben ezek alkalmazása kerülendő lehet, mivel komolytalanná teheti az üzenetet.
Mutasd a telefonod, megmondom, ki vagy! Tudd meg, hogy mit árulnak el rólad az appok!
Az online kommunikáció buktatói
Az online kommunikáció egyik legnagyobb kihívása, hogy az írott szöveg könnyen félreérthető lehet. A szóbeli kommunikációval ellentétben itt hiányoznak a nonverbális jelzések (például a mimika vagy a gesztusok), ami azt jelenti, hogy a címzett a saját szempontjai szerint értelmezheti az üzenetet. „A digitális írott kommunikációban könnyebben megeshetnek a félreértések, mint a szóban elhangzó szövegek esetén, mert nincs lehetőség az azonnali visszakérdezésre és pontosításra” – mutat rá Veszelszki Ágnes.
Emiatt különösen fontos, hogy gondosan válogassuk meg a szavainkat, és ne reagáljunk hirtelen felindulásból. Ha dühös levelet írunk, olvassuk át többször is, mielőtt elküldenénk, vagy akár hagyjuk, hogy leülepedjen, mielőtt végleg döntünk a sorsáról.
Mit tegyünk a túl sok kéretlen üzenettel?
Nem ritka, hogy kéretlen üzenetek árasztanak el bennünket, és ezek az üzenetek bizony zavaróak lehetnek, miközben rabolják időnket, ezért fontos, hogy hatékonyan kezeljük őket.
Veszelszki Ágnes szerint fontos, hogy megvédjük saját időnket és energiánkat az ilyen üzenetekkel szemben, ezért nyugodtan hagyjuk figyelmen kívül őket, vagy ha szükséges, blokkoljuk a feladót. Amennyiben ezeket és a fenti szabályokat betartjuk, csökkenthetjük a felesleges értesítések áramlását, amiért hálásak leszünk önmagunknak.