4+1 napos munkahét másképp - ezek a legnagyobb előnyei a szakértő szerint
Napjainkban szinte elvárás, hogy a napi feladatellátás mellett a munkatársak gondoskodjanak a folyamatok fejlesztéséről, a munka hatékonyságának növeléséről. Álláshirdetések sokasága hirdeti, hogy olyan munkatárs kerestetik, aki kellőképpen kreatív, innovatív és rugalmas. Viszont jól tudjuk, hogy minden elvárásnak nehéz és sokszor nem is lehet megfelelni. Ettől függetlenül tehetünk egy kísérletet a kreatív gondolkodás beépítésére a mindennapokba.
Magam is számos próbálkozás résztvevője voltam már, ami arra irányult, hogy a kreatív gondolkodás legyen a napi munkamenet szerves része. Sajnálattal tapasztaltam, hogy ezek a törekvések szó szerint a próbálkozás szintjén megragadtak és nem teljesítették be a kitűzött célokat, reményeket. Legutóbb épp egy tréninggyakorlat volt az, amely ráébresztett, hogy hova vezethetőek vissza ezek a kudarcélmények.
Minden esetben arra jutottam, hogy a gyökerük nem más, mint a tervezés pontatlanságának, a keretek hiányának és a folyamatban résztvevők alacsony elköteleződésének összefüggése. Ennek tudatában hogyan kezdenék bele egy új kreatív gondolkodás fókuszú projektbe szervezésébe? Egy új módszer tesztüzemű alkalmazásával.
Négynapos munkahét újragondolva
Nem arról van szó, hogy a héten egy napot nem munkanapnak tekintünk, hanem arról, hogy a munkaszervezésbe bekerül egy új elv: minden héten legyen egy nap, amely csak és kizárólag a kreatív gondolkodás jegyében telik. Ezen a ponton lehet, hogy most sokan meghökkentek és azt mondják, hogy ez lehetetlen küldetés. Igyekszem ezt a gondolatot megcáfolni.
Amikor túl sok a minden: az információs túlterheltség mentális csapdája - beszélgetés a Mélylevegő Projekt pszichológusaival
Abból célszerű kiindulni, hogy mindenkinek van egy személyes produktivitási ciklusa, amely hatással van a napi feladatellátás tervezésére és sikeres végrehajtására. Érdemes megfigyelni, hogy mely időszakokban képes valaki koncentrált munkát végezni és mikor vannak azok az idősávok, amikor időzíteni lehet a kevesebb fókuszt igénylő feladatokat.
A kihívás az, hogy ezt az egyéni preferenciát össze kell hangolni a munkakörülményekkel.
Általánosságban és napi viszonylatban az állapítható meg, hogy délelőtt éljük meg a növekvő és legmagasabb produktivitást, míg délután fokozatosan csökken a teherbírás, jobban preferáltak például az adminisztratív feladatok, kevésbé a meetingek. Heti viszonylatban – amennyiben a tervezhetőség lehetőséget biztosít rá – nagy valószínűséggel a hét elején tud sor kerülni a magasabb prioritással kezelt feladatokra, a hét vége inkább alkalmasabb a felülvizsgálatokra és a következő időszak szervezési feladataira. Ez lenne az ideális.
Ha ezzel a gondolatmenettel haladunk tovább, akkor azt mondhatnánk, hogy a kreatív gondolkodásra megfelelőbb a hét vége felé megtalálni azt az egy napot, amit vele lehet tölteni. Tény, hogy a munkatársak aktivitása alacsonyabb, de a priorizálás nem sérül.
Gyakorlatilag a csütörtök vagy a péntek lesz a választott nap. Ezen a ponton a lényeg, hogy ez a nap korrekt módon elő legyen készítve, a kreatív gondolkodás napja legyen megtervezett, keretezett program, amelyhez mindenki maximálisan hozzá tud járulni kompetenciáihoz mérten.
Az ötletelés napja
A kreatív gondolkodás erősítése a munkahelyi közösségekben nemcsak az egyes munkavállalók, hanem az egész szervezet számára előnyös, mivel olyan célok szolgálatába állítható, mint
- Innováció: új vagy jobb folyamatok, új módszerek adaptálása
- Problémamegoldás: elakadások kezelése, visszatérő nehézségek megszüntetése
- Motiváció és elkötelezettség: munkatársi lojalitás és aktivitás növelése
- Csapatszellem: közös célok, közös feladatellátás
- Rugalmasság képességének megszilárdítása: nyitott gondolkodás és eltérő nézőpontok konstruktív előtérbe helyezése
Mindezek figyelembevételével szükséges a kreatív nap programját megtervezni és következetesen betartani. Tekintettel arra, hogy ez egy hét vége felé közeledő napon történik, nem feltétlenül hatásos workshop módszertanra építkezni, sokkal inkább az említett produktivitási ciklust célszerűbb figyelembe venni és mellé egy olyan eszközt alkalmazni, amely a munkatársak alacsony aktivitását is képes fellendíteni.
Ennek megfelelően a nap ütemtervében a délelőtt legyen intenzív és gondolatserkentő, azaz itt kapjon teret egy inspiráló bevezető beszélgetés, egy brainstorming és egy interaktív ötlet-mérlegelő szakasz. A délután első fele az ötletekből kialakítható forgatókönyvek egyeztetéséről szóljon, hiszen ez csökkenő aktivitási szint mellett is még végezhető. Végezetül a délután második fele már csak a levezetést támogató, építő visszajelzéseké és napot záró gondolatoké kell, hogy legyen.
A különféle szakaszok kialakítását ajánlatos egy időmenedzsment módszerre, a Pomodoro technikára alapozni. Az eljárás szerint egy adott feladatot rövid és intenzív, körülbelül huszonöt perces időszakokra kell osztani öt perces szünetekkel. Egymás után négy Pomodoro ciklus tartható, utána egy hosszabb, akár harminc perces pihenőidő is beiktatható.
Az így szervezett etapokba lehet felváltva egyéni és csoportos feladat-végrehajtásokat tervezni, a lényeg, hogy a zavaró tényezők kizárásra kerüljenek: nincs hívásfogadás, e-mail megválaszolás vagy egyéb elkalandozás.
Ebben rejlik a technika előnye, hogy fokozott fókuszt tesz lehetővé.
Végeredményül létrejön egy keretet adó munkaprogram, egy váz, amely lehetőséget ad kisebb és nagyobb kreatív ötleteléseknek és nagyobb hatékonyságú együttműködéseknek. Előfordulhat, hogy erre a 4+1 napos munkahétre csak időszakosan van szükség vagy ritkábban (kéthetente vagy havonta) rendszerezve, mindenesetre így teret lehet engedni az összpontosított kreatív gondolkodásnak és a fejlődésnek.