Kerülni vagy szembenézni? A hatékony problémamegoldás első lépései a munkahelyen
A munkahelyi problémák kialakulásához sokszor nincs is közvetlen közünk, mégis észrevétlenül válunk részeseivé. Emellett vannak nehézségek, amelyeket akár tudatosan, akár akaratlanul mi magunk generálunk. Bármely helyzet álljon is fenn, egy dolgot tehetünk: felvesszük a kesztyűt, és szembenézünk velük.
A munkahely egy speciális környezet, mert itt másfajta viszonyulásokkal, gyakran nagyobb tudatossággal és kontrollal találkozunk.Gyorsabban kell döntenünk arról, hogy a struccpolitika helyett milyen problémakezelési stratégiát választunk. Az egyik alternatíva lehet, ha egy nehézség megoldásakor háttérbe vonulunk, és figyeljük az események alakulását, de az is lehetséges, hogy végiggondoljuk egy munkahelyi probléma kiváltó okait, és kompromisszumos megoldást keresünk magunk és kollégáink számára.
A problémamegoldás egyik alapvető kihívása, hogy felismerjük, mikor szükséges közbeavatkoznunk, és mikor hagyhatjuk, hogy a helyzet magától megoldódjon. Sok esetben a problémák figyelmen kívül hagyása csak rövid távon tűnik vonzó stratégiának, mivel hosszabb távon gyakran még nagyobb bonyodalmakat okoz. Ezért fontos, hogy minden munkahelyen legyen egy előre kidolgozott stratégiánk arra, hogyan közelítjük meg a nehézségeket.
Az éles karrierváltás nem más, mint önmagunk boldogabb verziója
Amikor egy szervezeti kultúrára kiható probléma láthatóvá válik, gyakorlatilag elkerülhetetlen egy szakértő bevonása. Azonban sok esetben megelőzhető lenne a problémák elhatalmasodása, ha időben lépéseket tennénk. Sajnos gyakran óvakodunk az első lépés megtételétől, mert nincs kialakult rutinunk arra, hogyan kezeljünk problémákat gyorsan és hatékonyan.
A problémamegoldás kihívásai és az eszközök
A munkahelyi problémák gyakran összetettek, és számos tényező bonyolítja őket. Ezek közé tartozhatnak az eltérő személyiségek, kommunikációs stílusok, érzelmi feszültségek, valamint a munkahelyi környezetből adódó stressz, időnyomás és erőforráshiány. A kihívások felismerése és kezelésük stratégiáinak kialakítása egyaránt türelmet és gyakorlást igényel.
Az egyik legfontosabb eszköz, amely azonnal rendelkezésünkre áll, az a felismerési képességünk.
Ez a kompetencia bár fejleszthető, nem mindig olyan egyszerű, mint amilyennek tűnik, különösen a problémák azonosításakor.
Egy másik jelentős kihívás a csoportdinamika. Minden munkahelyen különböző személyiségű emberek dolgoznak együtt, és a konfliktusok gyakran abból fakadnak, hogy ezek az emberek különböző módon közelítik meg a problémákat. A különböző nézőpontok gazdagíthatják a csapatmunkát, de ha nem kezeljük megfelelően, könnyen konfliktushoz vezethetnek. Ezért fontos, hogy a problémák megoldásakor figyeljünk a csapatdinamikára, és törekedjünk arra, hogy mindenki véleményét figyelembe vegyük.
Az ilyen szituációk gyakran tesztelik a csapat együttműködési képességét, és meghatározzák, milyen hatékonyan tudunk közösen dolgozni a kihívások megoldásán.
A felismerési képesség tehát olyan további tulajdonságokat is igényel, mint az analitikus látásmód, a logikai gondolkodás, az értő figyelem és az empátia. Bár elsőre lehetetlen küldetésnek tűnhet ezen készségek fejlesztése, jó hír, hogy számos tréning és workshop segít elsajátításukban. Csak annyi a feladatunk, hogy időt szánjunk ezek megtanulására és gyakorlására.
Egy szemléletmód és egy gyakorlat az induláshoz
Ahhoz, hogy sikeresen szembenézzünk a problémákkal, először is tudatosítanunk kell, hogy nem minden kérdésünkre találunk választ cikkekben vagy szakmai könyvekben. A 70-20-10 tanulási modell azt a szemléletet képviseli, hogy a gyakorlati tapasztalatok és a társas interakciók fontosabb szerepet játszanak a tanulásban, mint a formális oktatás. A modell szerint a készségeink fejlesztése három fő területen történik:
- 70% gyakorlati tanulásból származik, ami a napi munkavégzés során szerzett tapasztalatokat, kihívásokat, feladatokat és a sikerek, hibák feldolgozását foglalja magába.
- 20% a szociális tanulásból, azaz a társainkkal, kollégáinkkal való interakciókból szerzett ismeretekből áll.
- 10% pedig a formális tanulás, beleértve az előadásokat, tréningeket és online kurzusokat.
Ez a szemléletmód arra ösztönöz, hogy ne ragadjunk le az elméleti megközelítéseknél, hanem figyeljünk mások bevált folyamataira és megfigyeléseire. Ezzel a hozzáállással könnyebben alkalmazhatjuk a „5 Miért” (5 Whys) technikát, amely segít mélységében megérteni egy problémát.
Ez a módszer különösen hasznos a munkahelyi környezetben, ahol a problémák gyakran több szinten léteznek, és egy-egy felszínes megoldás nem hoz tartós változást.
Az „5 Miért” módszer
Az „5 Miért” technika segít abban, hogy egy probléma kiváltó okait azonosítsuk, és ne csupán tüneti kezelést alkalmazzunk. Az első lépés a probléma felmérése: tudnunk kell pontosan megfogalmazni, mi az akadály. Nem biztos, hogy ez elsőre tökéletesen sikerül, de a lényeg, hogy az azonosítás alkalmas legyen további kérdések felvetésére.
A módszer lényege, hogy öt egymást követő „miért” kérdéssel haladunk mélyebbre a probléma okainak feltárásában. Nézzünk egy példát:
- Mi a probléma? A feladat nem készült el határidőre.
- Miért nem készült el időben? A csapatnak több időre lett volna szüksége.
- Miért kellett több idő? Egy információ hiánya miatt várakozni kellett.
- Miért volt szükség az információra? Az információ nélkül a feladat végrehajtása elakadt.
- Miért nem volt előbb elérhető az információ? Az információ birtokosa nem vett részt a tervezésben, mert szabadságon volt.
Ebben a példában öt kérdés segítségével eljutottunk a probléma gyökeréig, amely egy kommunikációs hiányosság volt. Az „5 Miért” módszer tehát hatékony eszköz lehet a szervezetfejlesztés és a problémamegoldás során. Ezzel a módszerrel elérhetjük, hogy a probléma valódi okait tárjuk fel, és ne csak a felszíni tünetekkel foglalkozzunk. A tartós megoldások kialakítása érdekében rendkívül fontos, hogy a probléma kiváltó tényezőit azonosítsuk, mert ez teszi lehetővé a hatékony változtatásokat a munkahelyi környezetben.
A proaktív problémamegoldás előnyei
Az „5 Miért” technika és a 70-20-10 tanulási modell rendszeres alkalmazása nemcsak a problémák kezdeti szakaszában bizonyul hasznosnak, hanem hosszú távon is hozzájárul az egyéni és csoportos fejlődéshez. Ezek az eszközök segítenek a készségek fejlesztésében és a folyamatos alkalmazkodásban a változó munkahelyi környezethez, így a problémamegoldás egyre hatékonyabbá válhat.
A proaktív problémamegoldás, vagyis amikor már az első jeleknél cselekszünk, számos előnnyel jár. Az ilyen megközelítés csökkentheti a stresszt, növelheti a csapat együttműködési hajlandóságát, és megakadályozza a komolyabb konfliktusok kialakulását. A hatékony problémamegoldás nemcsak a munkahelyi légkört javítja, hanem hosszú távon növeli a teljesítményt és a produktivitást is.
Azok a munkahelyek, ahol az alkalmazottak képesek időben kezelni a problémákat, rugalmasabbak és jobban alkalmazkodnak a változó körülményekhez.
A 70-20-10 tanulási modell és az „5 Miért” módszer rendszeres alkalmazása nemcsak a problémák kezdeti szakaszában bizonyul hatásosnak, hanem hosszú távon is hozzájárul az egyéni és csoportos fejlődéshez.
Ezek az eszközök segítenek a készségek fejlesztésében, és lehetőséget biztosítanak a folyamatos alkalmazkodásra a változó munkahelyi környezetben. A problémamegoldás tehát nem csupán a konkrét nehézségek kezeléséről szól, hanem egy olyan készség fejlesztéséről is, amely lehetővé teszi a hatékonyabb, produktívabb és konfliktusmentesebb munkahelyi együttműködést.