9 módszer, hogy mesterkommunikátornak tűnj egy online megbeszélésen
A pandémia hatására az online megbeszélések a szakmai élet szerves részévé váltak. Ennek ellenére számos virtuális megbeszélés továbbra sem zajlik hatékonyan és inkább energiát emészt fel, mintsem eredményt hozna.
Ezeket láttad már?
Ahhoz, hogy a virtuális megbeszéléseken mesterkommunikátorként tűnj ki, összegyűjtöttem néhány, pszichológiailag is alátámasztott technikát, amelyekkel az online kommunikációs készségeidet a következő szintre emelheted.
Tarts hatalmi szüneteket
A legtöbb ember az online megbeszéléseken sietve reagál, félve a kínos csendtől. A kutatások azonban azt mutatják, hogy a válaszadás előtti 1-3 másodperces szünet nem csak önbizalmat sugároz, hanem időt ad egy jól felépített válasz megfogalmazására is. Ez a technika különösen hasznos olyan megbeszéléseken vagy tárgyalásokon, ahol a higgadtság különösen számít, például egy döntéshozatal esetén.
Hogyan alkalmazhatod? Egy stratégiai megbeszélésen, amikor megkérdezik a véleményedet, ahelyett, hogy azonnal válaszolnál, vegyél egy nagy levegőt, majd csak ezután válaszolj. Ez az enyhe késleltetés a tekintély és a megfontoltság érzetét kelti.
Előbb az ember, aztán a feladat
A virtuális megbeszélések robotikusnak tűnhetnek. A kapcsolatépítés egyszerű módja, ha személyes, nem a feladattal kapcsolatos interakciókkal kezdjük a beszélgetést.
Hogyan alkalmazhatod? Kezdd a megbeszéléseket egy gyors, nem munkával kapcsolatos kérdéssel, például: „Mi az a kis győzelem, amit ezen a héten elértél?”. Ezek a jégtörő típusú kérdések erősítik a bizalmat és az elkötelezettséget, mielőtt belemerülnétek az üzleti kérdésekbe.
Személyiségteszt: Neked milyen a kommunikációs stílusod? Asszertív vagy passzív-agresszív?
Alkalmazd a 3 pontból álló keretrendszert!
A hosszadalmas magyarázatok vagy válaszok növelik az esélyét annak, hogy a hallgatóságodnak elterelődik a figyelme. A felesleges magyarázatok és fecsegés helyett használd sorvezetőként a „hárompontos keretrendszer” technikát, vagyis:
- fogalmazd meg a problémát, ügyet, témát,
- adj meg egy vagy két kulcsfontosságú információt a témával kapcsolatban,
- befejezésül fogalmazz meg következő lépéseket vagy tegyél fel kérdéseket, amik segítenek a következő hasznos teendők megfogalmazásában.
Például, ahelyett, hogy azt mondanád: „úgy gondolom, hogy a marketing stratégiánkon javítani kellene, mert alacsony az elkötelezettség a közösségi media felületeinken és talán más platformokat is fel kellene fedeznünk és újra kellene gondolnunk a tartalmi megközelítésünket”, mondhatod ezt is: „A közösségi média felületeinken csökken az elkötelezettség. Két lehetséges megoldást azonosítottam: a LinkedIn-platformon való megjelenést és a tartalmi stratégia kiigazítását. Javaslom, hogy mindkét megoldást teszteljük és a következő megbeszélésünkön vizsgáljuk felül az eredményeket.”
Fókuszálj a mikrokifejezésekre!
A személyes találkozók alkalmával gyakran tudattalanul is a testbeszédre hagyatkozunk, de az online találkozókon is van lehetőségünk a mikrokifejezések és a finom jelzések megfigyelésére. Mire érdemes figyelni? A felvont szemöldök kíváncsiságot vagy enyhe szkepticizmust, esetleg meglepődést jelezhet. Az összeszorított ajkak vagy keresztbe tett karok egyet nem értést vagy távolságtartást jelezhetnek.
Ha úgy látod, hogy lankad a figyelem, közvetlen kérdésekkel visszahozhatod a hallgatóságod fókuszát. Például: „Linda, te hogy látod ezt a dolgot?” vagy „Zoli, hogyan illeszkedik ez a csapatod céljaihoz?”
A senki sem beszél kétszer-elv
Az online megbeszélések egyik legnagyobb kihívása, hogy a domináns hangok háttérbe szoríthatják a csendesebb résztvevőket. Ha azt szeretnéd, hogy a csapatod valamennyi tagja aktívan részt vegyen egy megbeszélésen, vezess be egy olyan elvet, amely szerint senki sem szólalhat fel kétszer, mielőtt mindenki lehetőséget kapott volna a hozzászólásra.
Az igazán kreatív emberek 10 paradox tulajdonsága, ami csak rájuk jellemző: rád mennyi igaz közülük
Például egy ötletbörze során mondhatod azt, hogy „győződjünk meg arról, hogy mindenkit meghallgattunk, mielőtt körbejárjuk a további gondolatokat”. Ez biztosítja a változatos hozzászólásokat és megakadályozza, hogy az ülések monopolizálódjanak.
A diplomatikus félbeszakítás
A virtuális megbeszéléseken a félbeszakítások agresszívnak tűnhetnek, azonban alkalmanként szükségesek, ha szeretnénk hatékonyak és eredményesek maradni.
Hogyan lehet ezt diplomatikusan megtenni? Ahelyett, hogy azt mondanád: „Elnézést a félbeszakításért”, használj inkább pozitív megerősítéseket. Például: „Ez egy érdekes felvetés, Márk! Ehhez kapcsolódva...” Ez a technika interaktívabbá teszi a beszélgetést anélkül, hogy agresszív megszakításnak érezné a másik fél.
Benned is ott él a kreatív zseni, 6 stratégia, amivel felébresztheted a szakértő szerint
Tartsd fenn a figyelmet hosszú távon!
Kutatások szerint a figyelem körülbelül hét perc passzív hallgatás után kezd lankadni. Az elkötelezettség fenntartása érdekében építs be egy-egy gyors “fókusz-visszaállítást” egy spontán kérdéssel, egy feladattal, bevonással vagy tempóváltással. Egy hosszú megbeszélésen például körülbelül hét perc után mondd ezt: „Egy 1-től 10-ig terjedő skálán mennyire vagyunk összhangban ezt a napirendi pontot / témát tekintve?”. Ez a mikrointerakció azonnal újra bevonja a résztvevőket.
Használj vizuális jeleket!
A virtuális megbeszélések gyakran szenvednek a félreérthető kommunikációtól. Használj a képernyőn is megjelenő megjegyzéseket, prezentációkat, ábrákat, emojikat vagy élő szavazásokat a tiszta és érthető kommunikáció megkönnyítésére. Például ahelyett, hogy csak elmagyaráznál egy fogalmat, használj egy ábrát, vagy ha csoportos döntést hoztok, használjátok a beépített szavazási funkciót az azonnali vizuális konszenzus ellenőrzésére.
Alkalmazz emlékeztetőket!
A résztvevők a megbeszélések után egy órán belül akár 50%-ban is elfelejtik a megbeszélteket, ezért alkalmazzatok emlékeztetőket a legfontosabb pontok vizuális összefoglalásával. Hogyan? Készíts egy 1-2 diát tartalmazó színes, figyelemfelkeltő összefoglalót, amit elküldesz e-mail-ben az érintettek számára. A dia a következő pontokat tartalmazhatja:
- A legfontosabb tudnivalók
- Intézkedések
- Következő lépések
Ez biztosítja az elszámoltathatóságot is a megbeszélést követően.
Szabd személyre és szervezetre!
Az online megbeszéléseknek nem kell energiát rabló kötelességnek lenniük. Az összegyűjtött technikák alkalmazásával fejlesztheted virtuális kommunikációs készségeidet és olyan megbeszéléseket vezethettek, amelyek egyszerre hatékonyak és produktívak. Te melyik technikát próbálod ki először?
