A technológia nem az ellenséged, sőt - szakértő segít, hogyan aknázd ki!
A folyamatos rohanásban, amelyben élünk, a hatékonyság vált elsődleges értékké az üzleti világban, és lassan a magánéletünkben is. A technológia kiaknázása gyakorlatilag elengedhetetlenné vált, ha szeretnénk lépést tartani ezzel a felgyorsult tempóval. Szervezetpszichológusként útmutatót adok számodra ahhoz, hogy kiaknázd a technológia adta lehetőségeket és ezáltal eredményesebbé válj.
Ezeket láttad már?
Az első lépés, ha ki akarod aknázni a technológia adta előnyöket, ha beazonosítod azokat a szoftvereket és applikációkat, amelyek a te speciális szükségleteidre nyújtanak hatékony megoldást. Akár projekteket menedzselsz vagy a csapattagjaiddal dolgozol együtt, akár egyéni vállalkozó vagy, számtalan applikáció közül választhatsz, amelyek gördülékenyebbé tehetik a munkavégzésedet.
Az olyan projekt menedzsment eszközök, mint az Asana, a Trello, a Click Up, a Monday vagy a Notion, segíthetnek abban, hogy átlásd és rendszerezd a feladataidat vagy a munkafolyamataidat. Az olyan kommunikációs platformok pedig, mint a Slack, a Skype vagy a Microsoft Teams a könnyed együttműködést és kommunikációt támogathatják. Szerencsére valamennyi szoftvernek vagy appnak van díjtalan verziója is, így azt javaslom, hogy fektess időt abba, hogy kipróbáld valamennyit, és teszteld azokat, hogy megtaláld az igényeidhez és a céljaidhoz a legmegfelelőbbet, amivel összességében javíthatod a munkaélményedet.
Használj időgazdálkodási eszközöket!
Az idő a hatékonyság “esszenciája”, így a személyes és a munkahelyi sikerek elengedhetetlen feltétele a hatékony időgazdálkodás. Fontold meg, hogy időgazdálkodást támogató alkalmazásokat használsz, hogy ezzel nyomon tudd követni, hol folyik ki az idő a kezeid közül, és hol vagy igazán hatékony. Az olyan applikációk, mint a Toggle vagy a RescueTime nyomon követik, mennyi időt töltesz valójában bizonyos feladatokkal, ezzel betekintést nyújtva azokba a területekbe, ahol optimalizálhatod az idődet. Ha reális célokat tűzöl ki magad elé, és konkrét időblokkokat határozol meg a konkrét feladataid elvégzésére, eredményesebbé válhatsz.
Aknázd ki a távmunkát segítő eszközöket!
Manapság percek alatt összekapcsolódhatunk bárkivel a világban az internetnek köszönhetően. Az olyan videó konferencia platformok, mint a Zoom, a Skype vagy a Microsoft Teams a virtuális meetingek megszervezését és a hatékony együttműködést segítik, hiszen nem kell órákat ingáznod ahhoz, hogy lebonyolíts egy tárgyalást, értekezletet vagy beszélgetést.
Tanuld meg kiaknázni ezeknek a platformoknak a lehetőségeit, ugyanis ezek az eszközök nem csak annyiból állnak, hogy rákattintasz egy linkre és bekapcsolod a kamerádat vagy a hangszóródat, hanem számos extra funkció is rendelkezésedre áll az igazán hatékony megbeszélésekhez. Ilyen például a képernyőmegosztás vagy a közös, virtuális whiteboard, amivel közösen szerkeszthettek egy időben jegyzeteket, rajzolhattok, majd elmenthetitek a meeting eredményét különböző formátumokban, sőt akár fel is vehetitek a beszélgetéseket, hogy egyetlen mondat se merüljön feledésbe.
Automatizáld a monoton, ismétlődő feladatokat!
A technológia remek szövetségesed lehet abban, hogy automatizáld az unalmas, ismétlődő feladatokat, ezzel is felszabadítva az idődet, hogy a stratégiai döntésekkel és a kreatív projektekkel tudj foglalkozni. Azonosítsd a munkafolyamataidban azokat a feladatokat és lépéseket, amelyek rutinfeladatok, és bár szükségesek, de időrablók. Fedezz fel olyan eszközöket, mint a Zapier vagy a mesterséges intelligencián alapuló programokat, mint a ChatGPT vagy a ChatGPT Plus.
A ChatGPT Plus már lehetővé teszi, hogy teljes dokumentumokat tölts fel, például onboarding anyagokat, hosszú szabályzatokat, illetve útmutatókat és ezekkel a dokumentumokkal kapcsolatban adhatsz parancsokat, amivel rendkívül meggyorsíthatod a feladataid végrehajtását. Legyen szó automatikus e-mail válaszokról vagy egyébként hosszú órákat igénybe vevő feladatokról, ezekkel az eszközökkel gyorsítósávra tudod tenni az eredményességedet.
Légy rendszerezett!
Vége azoknak az időknek, amikor hatalmas papírkötegek között kellett kutatnod azon aggódva, hogy elveszíted a legfontosabb dokumentumokat. Az olyan virtuális munkavégzést segítő és felhő alapú tárhely-megoldások, mint a Google Drive, a Dropbox vagy a Microsoft OneDrive biztonságos és elérhető platformokat nyújtanak a fájlok tárolására, rendszerzésére és megosztására.
Alkalmazd ezeket a lehetőségeket annak érdekében, hogy bárhonnan és bármikor elérhetőek legyenek a legfontosabb dokumentumaid, még akkor is, ha esetleg a számítógéped vagy a laptopod hirtelen felmondta a szolgálatot. Ezek a tárhely-szolgáltatók szintén számos extra funkcióval rendelkeznek, amivel könnyebbé teszik az ötletelést, a gondolatok megosztását és az egy időben történő munkavégzést is. Ha kitálalsz egy olyan rendszert a gondolataid, a fájlok és a dokumentumok rendszerezésére, ami számodra a legátláthatóbb, fel tudod gyorsítani a munkavégzést.
Ne vidd túlzásba a technológiát sem!
Amíg a technológiai eszközök vagy a mesterséges intelligencia erőteljes szövetségeseiddé, akár asszisztenseiddé is válhatnak, itt is fontos megtartani az egészséges egyensúlyt, és elkerülni a technológiai függőséget. Itt is igaz a mondás, miszerint a kevesebb több. Tesztelj, próbálj ki különböző eszközöket, és válaszd ki azokat, amelyek a leginkább kielégítik a szükségleteidet és töröld a többit.
Húzz egyértelmű határokat a munka és a magánéleted között azáltal, hogy alkalmazod a “Ne zavarjanak!” funkciókat a munkaidődön kívül. Kapcsolj ki szó szerint és átvitt értelemben egyaránt, ugyanis a képernyő előtt töltött hosszú órák mentális fáradtságot eredményezhetnek. Emlékezz arra, hogy a cél a hatékonyságod és az eredményességed növelése, nem pedig az, hogy az eszközeid rabszolgájává válj.
