Amit senki sem mond el neked: 7 dolog, amitől tényleg sikeres lesz az üzleti kommunikációd

Szervezetpszichológusként szeretnélek mélyebbre vinni ebben a témában, ezért ebben a cikkben a tudomány által alátámasztott technikákat gyűjtöttem össze annak érdekében, ha te is drámai mértékben szeretnéd fokozni a munkahelyi tiszta kommunikációdat.

Használd a metakommunikációs stratégiát a félreértések csökkentése érdekben!

A metakommunikáció – vagyis a kommunikációról való kommunikáció és beszélgetés – segít megelőzni a félreértéseket, mielőtt azok felmerülnének. Ez a technika magában foglalja az elvárások meghatározását arra vonatkozóan, hogy az üzeneteket hogyan érdemes fogadni, megérteni és reagálni azokra. Hogyan alkalmazhatod a metakommunikációt?

Az információ ismertetése vagy az üzeneted átadása előtt tisztázd annak célját. Mondd például, hogy: „Ezt azért osztom meg veled, hogy visszajelzést kapjak, nem pedig azért, hogy végleges döntést hozzak.” vagy „Szükségem van a jóváhagyásodra, mielőtt továbblépnék ebben az ügyben”. Ez a fajta kommunikációs stratégia minimalizálja a feltételezéseket és biztosítja a kölcsönös megértést.

Aknázd ki a kognitív terhelés elméletét

A kognitív terhelés elmélete szerint az emberi agynak korlátozott az egyidejű információ-feldolgozási kapacitása. Ha a munkatársakat egyszerre túl sok információval terheljük, az zavart okoz és csökkenti az információ megértését és megőrzését is. Hogyan alkalmazhatod ezt az elméletet a gyakorlatban?

1. Használj strukturált kommunikációt, vagyis foglald pontokba vagy listákba a mondanivalódat, készíts összefoglalókat, emeld ki a legfontosabb tudnivalókat, készíts könnyen értelmezhető ábrákat.
2.  Alkalmazd a hármas-szabályt! A könnyebb felidézhetőség érdekében a legfontosabb üzeneteket és a kulcsfogalmakat három fő pontra korlátozd!

A pszichológus szerint receptre kellene felírni ezt a Netflix-sorozatot, ami megmutatja, hogy a kudarc nem végpont, hanem ugródeszka

Ha strukturáltabban, rendszerekbe vagy kategóriákba foglalva adod át az üzenetedet, akkor a munkatársaid sokkal több információt őriznek meg, mintha ezt a hagyományosabb, strukturálatlan beszélgetések keretei között teszed meg.

Gondolj a pszichológiai biztonságra!

Az építő visszajelzés elengedhetetlen az üzleti sikerhez, mégis sok munkavállaló tart ettől és védekező álláspontra helyezkedik, amikor visszajelzéseket kap. Amy Edmondson amerikai tudós Harvardon végzett kutatása rávilágít arra, hogy a pszichológiai biztonság (a meggyőződés, hogy nem fognak megbüntetni vagy nem kell negatív következményekkel szembenéznek, ha felszólalsz) fokozza a kommunikáció hatékonyságát. Használd gyakorlásképp ezt a három lépésből álló keretrendszert:

1. Fogalmazd meg a visszajelzést közös célként! Az „ezen javítanod kell” típusú mondatok helyett mondd azt, hogy „találjuk ki, hogyan finomíthatjuk ezt közösen”.
2.  Normalizáld az iterációt, vagyis a fokozatos fejlesztést, javítást! Emlékeztesd magadat és a csapatodat is arra, hogy a javulás elvárható: „Az első verzió sosem tökéletes; építsünk inkább rá.”
3.  Fejezzük be a munkát előremutatóan! Ahelyett, hogy a hibákon rágódnátok, tegyétek fel a következő kérdést: „Mi az a dolog, amit legközelebb másképp fogok csinálni?”

Ezeknek az elveknek a beépítésével a csapatok nagyobb hajlandóságot mutatnak a segítségkérésre és az építő jellegű visszajelzések megosztására, ami magasabb szintű innovációhoz és probléma-megoldáshoz vezet.

Az ismerősségi hatás ereje a bizalom-építésében

Az ismerősségi hatás egy kognitív torzítás, ami azt mutatja meg, hogy minél többször találkozunk egy személlyel vagy gondolattal, annál hitelesebbé, megbízhatóbbá, érthetőbbé vagy vonzóbbá válik számunkra. Az emberek tehát nagyobb valószínűséggel bíznak azokban az emberekben vagy üzenetekben, amelyeket ismerősnek éreznek, akikkel vagy amikkel gyakrabban találkoznak és jobban meg is értik és el is hiszik azokat. Hogyan alkalmazhatod?

1. Az ismerősségi-hatás megerősítése érdekében tartsd fenn az üzenetek stílusának és a kulcsfontosságú gondolatoknak a következetességét a kommunikációdban.
2.  Jelölj ki egy szóvivőt a vállalati szintű üzenetek kommunikálásához a cégben vagy a csapatodban a bizalom kiépítése érdekében.
3. Lépj kapcsolatban a potenciális célközönségeddel vagy vevőiddel számos módon! Jelenj meg rendszeresen üzleti rendezvényeken, ha lehet, legyél aktív ezeken az eseményeken.

Az elég jó munkahely ott kezdődik, ahol van erőszakmentes kommunikáció: szakértő segít, hogyan alakíthatjátok ki

Használd a feldolgozási folyékonyságot

A feldolgozási folyékonyság szintén egy kognitív torzítás, ami arra utal, hogy mennyire könnyen érthető és elérhető az információ. Minél könnyebben feldolgozható, annál valószínűbb, hogy az emberek emlékeznek majd arra. A világos és egyértelmű módon megfogalmazott üzenetek vagy azok, amelyek több érzékszervet is bevonnak (látás, hallás, tapintás) sokkal meggyőzőbbek, mint az összetett megfogalmazású üzenetek. Hogyan alkalmazhatod?

1.  Fogalmazz egyszerűen és tömören, a felesleges bonyolultságot elkerülve.
2. Segítsd a szakzsargon mergértését analógiákkal! Például „Gondolj úgy az ellátási láncunkra, mint egy váltófutásra. Minden lépésnél hatékonyan kell átadni a stafétabotot”).
3.  Kisebb adagokban add át a kritikus fontosságú üzeneteket, ahelyett, hogy a munkatársaidat egyetlen megbeszélésen elárasztanád az információkkal.

Alkalmazd a 90 másodperces szabályt!

Az érzelmi reakciók egy új információ feldolgozásának első 90 másodpercében tetőznek. Ha a válaszadás előtt 90 másodpercet hagysz, az segít megelőzni az érzelmi eltérítést vagy impulzivitást. Hogyan alkalmazhatod?

1. Ha kemény visszajelzést kapsz, vegyél egy mély lélegzetet és várj 90 másodpercet, mielőtt válaszolsz vagy fejezz ki valami hasonlót: „Hadd gondolkozzam el ezen egy pillanatra”.
2. Ha nehéz híreket közölsz, a kulcsfontosságú pontok után tarts szünetet, hogy a kollégáid feldolgozhassák az üzenetet a folytatás előtt.
3. Bátorítsd a munkatársaidat arra, hogy inkább nyugtázzák az üzenetet először, mintsem azonnal reagáljanak arra.

Aki a narratívát irányítja, az irányítja a valóság érzékelését is, és ez a Wicked legnagyobb tanulsága a pszichológus szerint

Ez a gyakorlat csökkenti a védekező reakciókat és konstruktívabb beszélgetéseket segít elő.

A tükörneuronok kihasználása a non-verbális kommunikáció fokozására

Az idegtudományi kutatások azt mutatják, hogy az agyban található tükörneuronok segítenek az embereknek tudat alatt utánozni mások érzelmeit és viselkedését. Ha például egy vezető bizalommal és nyitottsággal kommunikál, az alkalmazottak nagyobb valószínűséggel tükrözik ezt az energiát. Hogyan alkalmazhatod?

1. Legyen nyitott a testbeszéded! Kerüld el a keresztbe tett karokat vagy az állandó szemkontaktust.
2. Beszélj kimért magabiztossággal ahelyett, hogy kapkodnál vagy töltelékszavakat használnál.

Kis finomítások, nagy hatás

A világos és átlátható kommunikáció nem csupán a megfelelő szavak kimondásáról szól – a pszichológia és az idegtudomány felhasználásával csökkenthetőek a félreértések, míg a bizalom növekszik. A fejlődés kulcsa nem csupán ezeknek a stratégiáknak az ismerete, hanem azok aktív beépítése a mindennapi interakciókba. Te melyik módszerrel fogsz először kísérletezni?