Ez a két zseniális technika segít, ha semmire nincs időd, és állandóan késésben vagy
Az üzleti életben október elejével kezdődik a Q4, vagyis az év utolsó három hónapja. Az utolsó negyedév különösen fontos a karrierépítés szempontjából. A legtöbb vállalatnál ugyanis itt körvonalazódik az, ki és milyen bónuszokban vagy előléptetésben fog részesülni év végén, illetve általában ekkor kerül sor egy nagyobb teljesítményértékelésre is.
Ezeket láttad már?
Annak érdekében, hogy segítsünk téged abban, hogy kihozd magadból a maximumot, Karrier Kedd sorozatunkban a következő hetekben a hatékonyság és az eredményesség témakörében olvashatsz cikkeket - most például az időgazdálkodásról lesz szó.
Egy dolog biztos - még a legsikeresebb embereknek is 24 órából áll egy napjuk. Mindegy, honnan érkezel, mivel foglalkozol, ennyi idő áll rendelkezésedre. Elon Musk, Oprah Winfrey, Margot Robbie, Beyoncé, J.K. Rowling és Michael Jordan napja is 24 órából áll. Te hogyan használod ki ezt a 24 órát? Mivel töltöd időd jelentős részét?
Ebben a cikkben hoztam két olyan konkrét módszert, amivel sokkal hatékonyabban és tudatosabban oszthatod be az idődet, és megsokszorozhatod az eredményességedet is.
A titok a paradicsomban rejlik avagy a Pomodoro-technika
A pomodoro olasz szó magyarul paradicsomot jelent, így nem véletlen, hogy képzeletben Olaszországba kell elutaznunk, a módszer ugyanis Francesco Cirillo olasz vállalkozó nevéhez köthető, aki az 1980-as években fejlesztette ki a módszert, amikor egyetemi tanulmányait folytatta.
Egy paradicsom alakú konyhai időzítőt használt, és különböző időtartamokra állította be az időzítőt, azt tesztelve, vajon mi az az időtartam, ami alatt a legjobban tudunk fókuszálni az adott feladat elvégzésére. Francesco hamar rájött arra, hogy az 1 perc nagyon kevés, az 1 óra pedig nagyon hosszú. Végül arra jutott, hogy 25 perc az az időtartam, amit teljes figyelemmel egy adott feladatnak tudunk szentelni, anélkül, hogy kizökkennénk vagy elkalandozna a figyelmünk.
Ezt a 25 percnyi időt nevezte el Francesco egy pomodorónyi, vagyis egy paradicsomnyi időnek. Francesco arra is rájött, hogy érdemes úgy beosztani a napi munkát, hogy négyszer egymás után megismételjük a 25 percet a következőképpen: 25 perc fókuszált munka után 5 perc szünet, majd újabb 25 perces fókuszált munka vagy tanulás következik, és újabb 5 perc szünet. Ha ezt négyszer megismételtük, érdemes tartani egy hosszabb, akár 30 perces szünetet is.
Hogyan tudod alkalmazni a paradicsom technikát te is a mindennapokban?
- Írd össze, hogy egy adott hét során vagy egy adott napon milyen feladatokat kell elvégezned. Készíts erről egy listát! Konkrét feladatokat érdemes felsorolnod, amiről biztosan tudni fogod, hogy elvégezted-e vagy sem. Fogalmazd át ennek megfelelően a feladatokat! Ha túl nagynak tűnik egy feladat, érdemes azt kisebb részekre, alfeladatokra bontani.
- Válassz ki egy feladatot az összeírt listádról, majd állítsd be egy 25 perces időtartamot a konyhai időzítődön vagy a telefonodon, laptopodon, esetleg az okosórádon, és ebben a 25 percben fordítsd a teljes figyelmedet ennek a feladatnak a megoldására! Iktass ki valamennyi figyelemelterelő tényezőt! Vonulj el az irodában (vagy home office esetén az otthonodban) egy olyan helyre, ahol nem fognak félbeszakítani, vagy kapcsolj be olyan zenét a háttérben, ami segíti a fókuszálást.
- A 25 perc elteltével tarts 5 perc szünetet! Nyújtózz egyet, készíts egy csésze teát vagy kávét, vagy sétálj egy kicsit.
- Az 5 perc szünet után kezdd újra a kört! Ha befejezted a feladatot 25 perc alatt, nagyszerű! Válassz egy következő feladatot a listádról. Ha pedig egy nagyobb feladatról van szó, akkor folytasd tovább egy újabb 25 perces paradicsom blokkal!
A pomodoro technika valamennyi feladatnál alkalmazható, akár egyetemista vagy, akár menedzser, akár munkavállaló egy kisebb vagy nagyobb cégnél, ez a módszer a segítségedre lesz abban, hogy a lehető legfókuszáltabban, ezáltal a leghatékonyabban végezhesd el a feladataidat!
Mivel tudod még eredményesebbé tenni a pomodoro technikát?
Brian Tracy, amerikai üzleti tanácsadó és tréner több tucat könyvet írt a személyes és üzleti hatékonyság témájában. A könyveiben általában gyakorlatias, szinte azonnal alkalmazható módszereket, tippeket fogalmaz meg. Az egyik, sokszor említett módszerét “Eat that frog!” vagyis “Edd meg a békát!” gyakorlatnak nevezte el. A béka egy olyan feladatot jelöl, amit általában a legtöbbször és leginkább vagy hajlamos halogatni. Ezek azok a feladatok, amelyekről tudod, hogy fontosak, mindenképpen foglalkoznod kell vele, de sokszor azt sem tudod, hogyan állj neki. A béka feladatok általában nagy hatású feladatok, abban az értelemben, hogy ha elvégzed azokat, valóban eredményesnek érezheted magad.
Hogyan küzdj meg a békákkal?
Brian Tracy azt javasolja, hogy minden egyes napodat kezdd azzal, hogy meghatározod, mit szeretnél elvégezni az adott napon, és az első dolgod az legyen, hogy neki látsz a béka-feladatnak. Ha így teszel, akkor a nap első felében elvégzel egy magas-prioritású vagy fontos feladatot, aminek nagy hatása lesz az eredményeidre. A béka feladat elvégzése és kipipálása ugyanis önbizalmat és motivációt is adhat számodra, hogy a még hatékonyabbá válj. Ha egy béka feladat túl nagynak tűnik, érdemes azt kisebb részekre osztani. Brian Tracy is azt javasolja, hogy egy nagy békát falatonként fogyasszunk el, nem pedig egyszerre.
A békát és a paradicsomot pedig kiválóan tudod kombinálni úgy, hogy elkészíted a feladatlistádat, meghatározod, melyek a béka-feladatok, majd a napod első 25 percében teljes mértékben arra fókuszálsz, hogy a békafeladatod megoldásában előre léphess. Próbáld ki ezt a két módszert egy héten keresztül akár a munkádban, akár más életterületeden is, és mérd az eredményességed! Meg fogod látni, hogy pár ilyen apró változtatással és azok beépítésével jelentősen növelheted a hatékonyságodat és leküzdheted a halogatást és a lustaságot is.
