Emailezni mindenki tud, csak épp nem az etikett szabályai szerint - Szakértő segít, hogy profi legyél
Egyre általánosabb, hogy a találkozások és személyes beszélgetések helyett is inkább az online írásbeli kapcsolattartást és véleménynyilvánítást választjuk. Fontos, hogy tisztában legyünk néhány alapvető szabállyal, így nem hozzuk kellemetlen helyzetbe sem magunkat, sem a többieket. Dr. Erdős Zsuzsanna etikett coach segít neked, hogy fejleszd magad.
Ezeket láttad már?
Az internet trash-korszaka és nyomdafestéket nem tűrő kommentfolyama után érezhetően elérkezett egy másik időszak az AI-idejében. Vélhetően bárkiről össze lehet gyűjteni hamarosan nagyon összetett információkat, így azt is, hogyan kommunikál a világhálón. Az internetes etikett alkalmazása egy olyan skill lesz, ami alapvetésnek számít majd.
Hogyan illik viselkedni a közösségi médiában? Hogyan kell egy emailt jól megírni? Nagyon fontos kérdések, ha sikeres akarsz lenni. „Az etikett eszközrendszere segít, hogy önazonos módon képesek legyünk legjobb énünk megélésére, illetve képviseletére, és a környezetünkkel, a többi emberrel is harmóniában és kölcsönös tiszteletben tudjunk élni”– fogalmaz Dr. Erdős Zsuzsanna, cikkünk szakértője.
Zsuzsanna etikett-tanácsadó és társalgási mentor, coach, szakmai szervezetek, folyóiratok üzletetikett-szakértője és hölgyetikett mentorprogramok vezetője, nevéhez fűződik Magyarország első small talk könyve, a Hogyan beszélgessek ismeretlenekkel?.
Az online kapcsolattartási lehetőségeknek az offline életünk segítése lenne a célja. Ugyanakkor írásban nehezebb az érzelmi üzenetet eljuttatni, és ezért sajnos sokkal nagyobb az esélye a félreértéseknek is. Ráadásul az írásbeli kommunikáció esetében az is gond lehet, hogy gyors és gyakran azonnali válaszra ingerel, így óhatatlanul elmaradhat a kellő körültekintés. Az, hogyan szólítunk meg valakit, milyen stílusban írunk, a kapcsolatunk természetéről is tanúskodik amellett, hogy az önbecsüléséről és a másik iránti tiszteletről is árulkodik.
Te hogyan emailezel?
A szakértő azt tanácsolja, mielőtt beírnánk a tárgyat és a címzettet, adjuk a levélhez a csatolmányokat, hogy ne érjen minket bosszúság, amikor utólag rájövünk, hogy a csatolás lemaradt. Az e-mail tárgya legyen rövid, tömör, egyértelmű, és érdemes betartani az ’egy levél, egy tárgy, egy téma’ elvet. A levél címzettjét írjuk be utoljára. Így nemcsak azt kerülhetjük el, hogy félkész, illetve hirtelen felindultságból írott levelet küldünk, de arra is lehetőségünk nyílik, hogy tudatosan végiggondoljuk, kinek, kiknek is szánjuk a levelünket. Lehetőségünk van az e-mailről másolatot (Cc) küldeni további címzetteknek, mely leginkább tájékoztató jellegű küldés, részükről nem várunk választ. Ugyanakkor rendelkezésre áll a titkos másolat (Bcc) opció is, ami lehetővé teszi, hogy a másolat címzettje ne legyen beazonosítható – ez utóbbival különösen körültekintően járjunk el.
Már a megszólítás is árulkodó!
Erdős Zsuzsanna elmagyarázza, hogy a legtávolságtartóbb megszólítás a ’Tisztelt’, ilyen esetben a záróformula is ’Tisztelettel’. Kevésbé távolságtartó a levelünk hangulata, ha az ’Üdvözlettel’ formulát használjuk, a ’Kedves …’ megszólítás közvetlenebb megszólítási mód. A záróformula, ha formálisabb kapcsolatban vagyunk, az ’Üdvözlettel’, a kapcsolat bizalmasabbá, meghittebbé válásával együtt ugyanakkor nő a mozgásterünk: ’Üdv’, ’Szeretettel ölellek’, ’Puszi’ stb. Rangon vagy néven szólítunk meg, ami azt is jelenti, hogy a rangon szólítás a távolságtartóbb forma. A legformálisabb aláírási mód a teljes név (adott esetben, hivatalos levélben a pozíció megjelölésével). Míg a keresztnévvel való aláírás (és megszólítás) szívélyesebb, barátibb kapcsolatot feltételez. Jó, ha tudjuk: nincs szükség a levél végén udvariassági mondatokra. Ha a megszólítás kötőszavakat vagy melléknevet is tartalmaz, azokat kisbetűvel írtjuk, egyébként minden szó nagybetű. A megszólítás végén felkiáltó jel van. Kötetlenebb e-maileknél elterjedt angol mintára vesszőt tenni a megszólítás végére, ebben az esetben kisbetűvel folytatódik a levél.
Ön, te, ő
Bakinak számít ismeretlenül tegező stílusban levelet írni, ami alól azért egy-két eset kivétel lehet. A hivatalos, professzionális, illetve üzleti levelezésben is az önözés a megfelelő választás. Ez nem egyenlő azzal, hogy mindenhová be kell szuszakolnunk az ’Ön’, ’Önök’ névmást, mert így nehézkessé válna a levelezés. Ha a levelezésben át is térünk a tegeződésre, ez nem jelentheti az udvariassági formák, a megszólítás vagy a záróformula elhagyását. Az e-mailre is érvényesek a helyesírási szabályok. A rövidítések, hangulatjelek a professzionális (hivatalos, üzleti) levelezésnek nem részei.
Csak nyugodtan!
A szakértő hangsúlyozza, hogy soha ne küldjünk el indulatból vagy sértődötten írt levelet. Kövessük a mondást: aludjunk rá egyet! „Netikett alapelv, hogy a feladó tudta, illetve engedélye nélkül nem szabad az e-mailt továbbküldeni. Ám sajnos ez akarva-akaratlanul megtörténhet. Mindig érdemes meggyőződni arról, hogy a levelünk stílusa és a tartalma olyan-e, amely bármikor emelt fővel vállalható. Mivel általánossá vált az írásbeli kommunikáció, egy szépen formázott, udvarias levél, különösen ebben az e-mail dömpingben, felértékeli a küldő személyét és hozzásegítheti ahhoz, hogy szívesen és minél előbb olvassák és megválaszolják a leveleit.”
Az időtényező
Egyre csak várjuk a válaszlevelet, netán mi magunk halogatjuk a választ – közben felmerülhet bennünk a kérdés: mennyi idő is áll rendelkezésre? Ezen a téren is eligazít minket a szakértő. „A nekünk küldött levelet 24 órán belül illik megválaszolnunk. De szó sincs arról, hogy mindig, mindenre kiterjedő alapos választ kellene adnunk. Adott esetben elég mindössze annyit írnunk, hogy a levelet megkaptuk, és mikor tudunk rá érdemben felelni. Professzionális levelek esetén a 24 órás szabály a munkanapokra vonatkozik. Azonban ennél a szabálynál érdekesebb az az etikett alapelv, hogy nem illik akkor e-mailt (és SMS-t stb.) sem küldeni, amikor a másikat nem hívhatnánk fel telefonon. Ez a professzionális helyzetekben a munkaidőt jelenti, a magánéletben a 9-19, ha igazán jóban vagyunk valakivel, akkor a 9-21 órák közötti idősávot.” Persze ez alól kívételt képeznek az olyan esetek, ha valaki ügyeletet lát el, ilyenkor elvárható, hogy a gép mellett legyen és válaszoljon a feltett kérdésekre, reagáljon a felmerülő problémákra, és az olyan munkakörök is, ahol rugalmasan van meghatározva a munkaidő.
Szöveg: Kiss Annamária
Ennél a multinál bátran szólhatunk a HR-nek vagy a főnöknek, ha a menopauza megnehezíti a munkavégzésünket