5 tipp online esemény szervezéséhez

Online kommunikációval nincsen térbeli korlátja annak, hogy kollégáiddal, rokonaiddal vagy barátaiddal tartsd a kapcsolatot. Sokkal egyszerűbb és gyorsabb megszervezni akár egy nemzetközi konferenciát vagy továbbképzést az online térben. Hatékonyabb a kommunikáció az egyes szakmai csoportok között és könnyebb összehangolni a munkájukat is.

Eseményszervezés online: hogyan lehetséges?

A koronavírus-járvány miatt bevezetett korlátozások a hagyományos rendezvények teljes megszűnéséhez vezettek. Néhány rendezvénytípustól eltekintve érdemes az online események szervezésében gondolkodnod.

Ha megoldható, hogy teljes egészében online közvetítsd az eseményt és minden résztvevő egyszerre csatlakozni tudjon, akkor megközelíthető egy valós rendezvény érzete. Ha csak bizonyos rendezvény elemek oldhatóak meg élő közvetítéssel mások pedig előre rögzített felvételek segítségével, akkor hibrid eseményről beszélhetünk. Ilyenkor egyes fellépők, műsorok vagy előadók korábban rögzített felvételei szerkeszthetőek bele az online eseménybe.

Vannak olyan rendezvények, amelyek viszonylag egyszerűen ültethetőek át az online térbe. Ilyenek például a szakmai továbbképzések, konferenciák, termék- vagy kisebb divatbemutatók, és egyszerűbb díjátadó ünnepségek. A nagyszabású és látványos koncertek, sportrendezvények, vacsoraestek online kivitelezése nem igazán megvalósítható.

Az online esemény megszervezése

Az online események megszervezéséhez és kivitelezéséhez segítséget nyújthatnak különböző applikációk és szoftverek. De egy bonyolultabb, nagyobb szervezést igénylő rendezvényhez érdemes igénybe venni online események szervezésébe is jártas céget.

1. Tervezd meg az eseményt! Készíts részletes forgatókönyvet a programokkal, szereplőkkel. Tartsd szem előtt, hogy a nézők érdeklődését nehezebb megragadni az online térben. Hamarabb lankad a figyelmük. Legyen rövidebb, de izgalmas elemekkel tarkított a program!
2. Technikai feltételek előkészítése. Elsődleges a közvetítéshez szükséges szélessávú internetkapcsolat biztosítása a rendezvényed számára. A felvételhez kamerára, mikrofonokra esetleg lámpákra is szükséged lesz. Biztosítanod kell egy helyiséget, ahonnan az esemény élő közvetítését lebonyolíthatod, esetleg egy profi stúdióra, ahol elkészítheted az előre rögzített előadásokat. Ismerd meg a közvetítéshez szükséges szoftvereket, online platformokat, hogy rutinosan tudd használni élőben is!
3. A résztvevők bejelentkezésének megszervezése. Időben kezd el a fellépőkkel és az előadókkal való egyeztetést! Az élőben történő előadásokhoz és az előre rögzített felvételekhez egyaránt. A résztvevőket lehetőség szerint regisztráltasd az eseményre, hogy időben értesüljenek az időpontról és a programokról.

5 tipp a sikeres online eseményhez

Látványelemek használata

Grafikai elemekkel, zenei hatásokkal, animációkkal látványossá és érdekessé teheted az előadásokat, és tematizálhatod a rendezvényt. Az előadók vagy a programok közötti várakozásoknál, holtidőknél használj a rendezvényed vagy céged arculatához illeszkedő átvezető videóbetéteket!

Vond be a részvevőket!

Ha élő közvetítésről van szó, biztosítsd lehetőséget a résztvevőknek, hogy kérdezzenek, reagáljanak a látottakra, hallottakra. Online szavazásokkal vagy játékokkal tovább fokozhatod a részvevők érdeklődését és figyelmét. Az esemény interaktívvá tétele az egyik leghatékonyabb eszköze annak, hogy fenntartsd a nézők érdeklődést.

Szórakoztató produkciók meghívása!

Ha az online esemény témája engedi, akkor vonj be a rendezvénybe olyan fellépőket, akik feldobják a program monotonitását. Egy-egy zenei előadó, bűvész produkció vagy stand-up comedy műsor szórakoztató programja lehet egy online eseménynek is.

Visszajelzések kérése

Kérj visszajelzést a résztvevőktől a rendezvényeddel kapcsolatban! Ez újabb lehetőség, hogy kapcsolatot teremts a célcsoportoddal vagy adott esetben a vásárlóiddal. Promótálhatod további rendezvényeidet, szolgáltatásaidat is.

Másrészt hasznos információkat gyűjthetsz arról, hogy miként teheted még hatékonyabbá az online programjaidat.

Bízd profi szakemberekre!

A online rendezvényszervezésben jártas cégek gördülékenyen megszervezik az egyedi igényeidhez igazított online eseményt is. A résztvevők regisztrálását, a jegyek értékesítését, a helyszín és az előadók megszervezését, illetve az esemény közvetítésének terhét is leveszik a válladról. Profi stábbal, színvonalas technikával felszerelt stúdióval, közvetítéshez szükséges szoftverekkel és azok használatához szükséges rutinnal rendelkeznek, hogy elkerülhesd a bakikat. Így igazán emlékezetes, tartalmas élménnyel ajándékozzák meg az online eseményed résztvevőit.

A pandémiás időszak miatt nem kell tehát teljes egészben lemondanod az események szervezéséről. Egyszerűbb céges megbeszélések, kollégák számára szervezett csapatépítők vagy továbbképzések ingyenes online platformok segítségével viszonylag könnyen szervezhetőek. Nagyobb horderejű szakmai konferenciák, vagy sok száz résztvevő számára szervezett látványosabb események megszervezését és lebonyolítását viszont érdemes profi csapatra bízni.